چگونه يک مصاحبه مطبوعاتي برگزار کنيم؟

شناسه نوشته : 19396

1395/07/28

تعداد بازدید : 355

چگونه يک مصاحبه مطبوعاتي برگزار کنيم؟
در این متن با نحوه برگزاری مصاحبه مطبوعاتی با حضور خبرنگاران رسانه‌های مختلف آشنا می‌شوید.

مصاحبه مطبوعاتي يکي از تکنيکهاي مهم اطلاع رساني در روابط عمومي هاست که برگزاري آن مستلزم طي مراحل ذيل است:
1ـ گرفتن مجوز: قبل از گرفتن مجوز بايستي يک مدير روابط عمومي نياز به انجام يک مصاحبه را احساس کند و سپس با جلب نظر مدير ارشد سازمان يا اداره متبوع خود به عنوان مصاحبه شونده به توافق برسدکه این توافق نوعی مجوز برگزاری مصاحبه تلقی می شود
2ـ تعيين وقت مصاحبه: زمان مصاحبه خيلي مهم است و مدير روابط عمومي بايستي سعي کند زمان مصاحبه حتي الامکان زمان مناسبي باشد و با محتواي مصاحبه سنخيت داشته باشد و حتي با خبرنگاران دعوت شده نيز مشورت ضمني داشته باشد, همچنين بايد سعي شود که اين مصاحبه با ورود يک شخصيت مهمتر به شهر يا استان و يا مراسمي خاص که در شهر برگزار مي‌گردد تداخل نداشته باشد و تحت الشعاع اين قضايا قرار نگيرد.(كبير،محمدرضا،روزنامه نگاري براي جوانان،موسسه فرهنگي منادي تربيت،1382)
3ـ تعيين مکان مصاحبه: مکان مصاحبه بايد فضايي آرام و شيک و دلنشين داشته باشد و از نور کافي برخوردار باشد و به وسايل سمعي و بصري مجهز باشد, همچنين وضعيت برودت يا گرماي محل مصاحبه بايستي کنترل شده باشد, شلوغ و پر سر و صدا نباشد و با گل در صورت امکان تزئين گردد و همچنين تعداد ميز و صندلي-هاي آن کافي و جايگاه افراد در آنجا مشخص باشد.
4ـ دعوت از خبرنگاران: قبل از تنظيم دعوتنامه بايستي زمان و مکان دقيق مصاحبه و اطلاعات ديگري که مدير روابط عمومي احساس مي‌کند که ذکر آن مطالب در دعوتنامه‌ ضروري است چک شده و حداقل 2 روز قبل از انجام مصاحبه دعوتنامه‌ها بايستي به دست دعوت شدگان محترم که کليه خبرنگاران مطبوعات, خبرگزاريها, شبکه‌هاي راديويي و تلويزيونهاي دولتي و خصوصي, خبرنگاران آزاد و موسسات مطبوعاتي را شامل مي‌شود, رسيده باشد. و پيشنهاد مي‌شود از مناسبترين و سريعترين وسيله براي ارسال دعوتنامه‌ها استفاده شود. نظير فاکس و EMAIL و smsو  به طور جدي از ارسال پستي آن خودداري نماييد. همچنين در دعوت نامه بايد مصاحبه شونده و موضوع مصاحبه نيز مشخص باشد.
5ـ تنظيم برنامه مصاحبه: ابتدا در تدوين برنامه مصاحبه مدير روابط عمومي پس از قرائت قرآن يا پخش سرود جمهوري به خير مقدم گويي به خبرنگاران مي‌پردازد و سپس مدير ارشد دستگاه را به حاضرين معرفي مي‌نمايد. (سفيد ي ، هوشمند ،راهبرد هاي عملي روابط عمومي، 1383 ) و از وي درخواست مي‌کند که او هم خير مقدم و سلام و عليکي با خبرنگاران داشته باشد و اگر توضيحاتي به عنوان مقدمه مصاحبه دارد بيان کند و پس از آن خبرنگاران ضمن معرفي خود و رسانه شان سوالات خود را مطرح مي‌کنند و شخص مسوول پاسخ مي‌دهد در تنظيم برنامه مصاحبه بايد دقت شود که مدت مصاحبه دقيقاً رعايت شود و با توجه به وقت مصاحبه که ممکن است يک يا دو ساعت حداکثر به طول بيانجامد, خبرنگاران همگي بتوانند سوالات خود را مطرح کنند و از قبل به خبرنگاران گفته شود که از بيان سوالات ترکيبي(محسنيان راد،مهدي،روشهاي مصاحبه خبري،مركز تحقيقات رسانه ها،1371) يا سوالاتي که پاسخ آنها بلي يا خير است خودداري کنند عموماً اعتقاد بر آن است که مدت مصاحبه نبايد طولاني باشد و از زمان تعيين شده بيشتر شود.
6ـ تنظيم ليست افراد ديگري که علاوه بر فرد مصاحبه شونده در مصاحبه حضور داشته باشند: گاهي اوقات مدير ارشد اداره خودش به تنهايي نمي‌تواند پاسخگوي سوالات باشد و يا اطلاعاتش در برخي زمينه‌ها کافي نيست که لازم است از معاونين و يا حتي کارشناسان خبره سازمان براي شرکت در جلسه مصاحبه دعوت به عمل آيد.
7ـ تعيين مجري برنامه مصاحبه: داشتن مجری در صورتی ضرورت دارد که مدیر روابط عمومی از بیان شیوایی برخوردار نباشد ویا توانایی مجری گری نداشته باشد .
8ـ ارسال دعوتنامه: پس از ارسال دعوتنامه بايستي مجدداً تلفني پيگيري شود که آيا دعوتنامه به دست خبرنگاران رسيده است يا خير و اگر به دست فردي نرسيده برايش مجدد ارسال شود و يک روز قبل از مصاحبه موضوع مجدداً يادآوري شود که در اذهان خبرنگاران حک شود.
9ـ هماهنگي با مسئولين حراست: جهت جلوگيري از سوء تفاهم يا برخوردهاي عوامل حراست با خبرنگاران بايستي موضوع زمان و مکان و اسامي دعوت شدگان مصاحبه را به اطلاع حراست رساند و هماهنگي لازم در اين زمينه بايستي انجام شود.گاهی اوقات باتعیین 24 ساعت قبل دوربین ها و تجهیزات خبرنگاران ، عکاسان وفیلم برداران رابرای اجرای عملیات چک وخنثی تحویل گرفت .
10ـ هماهنگي با مسئولين تدارکات و خدمات: براي انجام پذيرايي و سفارش و تعيين نوع پذيرايي و ديگر موارد درخواستي مثل هدايا و پيگيري مسئله نظافت و پاکيزگي مکان مصاحبه و خريد گلهاي مورد نياز براي تزئين ميز مصاحبه بايستي قبلاً هماهنگي شود.
11ـ پيگيري مسائل حمل و نقل و ترافيکي خبرنگاران: قبلاً بايستي با هماهنگي اداره موتوري سازمان يا اداره متبوع خود مکان مناسبي را براي پارک اتومبيل‌ها يا ديگر وسائيل نقليه خبرنگاران در نظرگرفت  و با علايم و تراکت آن را مشخص کرد  و اگر چنانچه خبرنگاري وسیله  نقليه نداشت وسيله اياب و ذهاب براي آنها فراهم گردد.
12ـ اقدامات لازمه در روز انجام مصاحبه: قبل از فرا رسيدن زمان مصاحبه بايستي سالن محل مصاحبه به دقت بازديد و دستگاههاي سمعي و بصري و نور و گرما و سرماي سالن چک شود و راهنماهايي را براي راهنمايي خبرنگاران به محل مصاحبه و ديگر مکانهاي مورد نياز آنها تعيين نموده و استقرار پيدا کنند. (اين کار هم مي-تواند مکتوب يعني با تراکت باشد يا با استفاده از نيروي انساني) ضمن اينکه چک کردن محل بايستي يک روز قبل از روز مصاحبه هم عموماً انجام شود زيرا در روز مصاحبه ممکن است کاستي‌ها را نتوان جبران کرد.
13ـ ضبط مکالمات, عکس برداري و فيلمبرداري کامل از برنامه مصاحبه.
14ـ از ورود افراد متفرقه به سالن محل مصاحبه جلوگيري شود.
15ـ توزيع عکس پرسنلي مصاحبه شونده, به همراه بيوگرافي مختصري از وي در بين خبرنگاران قبل از انجام مصاحبه و همچنين توزيع عکسهاي پروژه‌هاي مربوط به سازمان يا  اداره که ارتباطي با موضوع مصاحبه داشته باشد نيز ضروري است.
16ـ هديه دادن به خبرنگاران به رسم يادبود مصاحبه که البته نبايد سنگين باشدوهمچنین تهیه لیست خبرنگاران حاضر در جلسه برای بررسی های بعدی .
17ـ خداحافظي, تشکر و مشايعت خبرنگاران و دعوت شدگان.
18ـ تهيه گزارش خبري از مصاحبه و ارسال آن براي کليه رسانه‌ها و خبرنگاران.(بديعي،نعيم و قندي،حسين،روزنامه نگاري نوين،دانشگاه علامه طباطبايي،1378)
19ـ تماس با رسانه‌ها و ضمن عرض تشکر مجدد بر انتشار محتواي مصاحبه تاکيد گردد.
20ـ تهيه بريده‌ي جرايد مصاحبه و اخبار منتشر شده در مورد مصاحبه و تحليلهاي انعکاس يافته و ارسال آن براي فرد مصاحبه شونده.
21ـ ثبت اين فعاليت در گزارش ماهانه روابط عمومي.