انجمن جهاني روابط عمومي در تعريف روابط عمومي تأكيد بر « مفاهمه » دارد .تفاهمي كه در درون سازمان بين مديران و كاركنان در بيرون سازمان ميان سازمان و كساني كه با آن سروكار دارند ، بايد وجود داشته باشد يا به وجود آيد.
بر اساس همين تعريف و با عنايت به وظايف روابط عمومي ، بدون ايجاد رابطه صحيح بين كاركنان در داخل سازمان ، رابطه صحيح با خارج از سازمان نيز امكان پذير نيست،اگر هم باشد خالي از خدشه نخواهد بود.
هر چند روابط عمومي با استفاده از نظريه ها و فلسفه هاي علومي چون مديريت ، روان شناسي و ارتباطات انساني مي تواند روابط بهتري بين مديران وكاركنان ايجاد كند ، اما اين نكته را نبايد از نظر دور داشت كه « خلاقيت» به عنوان عنصر اساسي در كار روابط عمومي ، وجه تمايز روابط عمومي موفق يا ناموفق تلقي مي شود.
در هر حال با استفاده و بهره گيري از « خلاقيت» است كه روابط عمومي مي تواند به اقدامات زير در بهينه سازي روابط در درون سازمان دست بزند:
- ايجاد احساس مسووليت ؛ به نحوي كه كاركنان همواره خود را جزيي از سازمان بدانند.
- روابط عمومي بايد زبان كاركنان ، يا به عبارتي سخنگوي آنان باشد و در مقابل خواسته هاي مديران سازمان را نيز به كاركنان منتقل كند.
- روابط عمومي بايد به نيازها ، شكايت ها و در دل هاي كاركنان توجه كند و تا سر حد امكان در جهت رفع و حل مشكلات و نيازها و مسايل آنان بكوشد و دست كم براي شنيدن نيازها و درددل هاي آنها گوشي شنوا داشته باشد.
- سياست هاي سازمان را به كاركنان منتقل سازد و آنان رادر جريان برنامه هاي دردست اقدام و برنامه هاي آينده قرار دهد و به همين منظور سيستم اطلاع رساني روزآمد و قوي ايجاد نمايد و از اين راه كاركنان را با اهداف سازمان آشنا كند.
- روابط عمومي بايد به رفاه كاركنان به سازمان توجه نشان دهد و در زمينه بهداشت محيط كار و سلامت كاركنان بكوشد و موارد رفاهي ديگر چون غذا خوري و سرگرمي هاي مناسب براي ساعات فراغت آنان فراهم آورد .
- روابط عمومي حتي در خارج از محيط كار نيز موظف به ايجاد تسهيلاتي براي كاركنان است كه از جمله آنها مي توان به بيمه وسيله رفت و آمد ، ايجاد مهد كودك ، تهيه ملزومات زندگي به قيمت ارزان تر از بازار اشاره كرد.
- روابط عمومي وظيفه دارد به برگزاري چشن ها ، جلسه هاي سخنراني ، جلسه هاي آشنايي كاركنان با يكديگر اقدام كند و به انتشار نشريان بپردازد.
نشريه داخلي چيست و به چه منظوري انتشار مي يابد ؟
همان طور كه اشاره شد انتشار نشريه از وظايف روابط عمومي است . اما نشريه اي كه در جهت پيشبرد اهداف سازمان، بازگويي سياست ها، ايجاد تفاهم و هم دلي بين كاركنان از يك سو و تفاهم بين مديران و كاركنان از سوي ديگر و ايجاد همبستگي سازماني باشد و زمينه آموزشي كاركنان و همچنين سرگرمي آنان را به نحو مقتضي فراهم آورد. نشريه اي كه هم بازتاب دهنده وقايع درون سازماني بدون پرده پوشي باشد و هم بتواند ضعف ها ونقاط قوت سازماني را در بعد بيروني و اجتماعي منعكس كند. عوامل موفقيت يك نشريه داخلي در محورهاي زير خلاصه مي شود:
1- صداقت در انتشار اخبار درون وبرون سازماني ، به نحوي كه همگان در جريان رويدادها قرار گيرند و خود بتوانند درباره آن قضاوت بپردازند.
2- حذف تشريفات در ارايه اخبار ، گزارش ها و مصاحبه ها ، به نحوي كه اين احساس در همگان به وجود آيد كه نشريه متعلق به آنها است.
3- نشريه نبايد ارگان تبليغاتي مديران يا براي سرپوش گذاشتن بر عيب ها باشد .
4- نشريه نبايد به بخش خاصي از كاركنان توجه كند يا درواقع مخاطب ويژه اي داشته باشد، بلكه همگان بايد آن را متعلق به خود بدانند. چنين نشريه اي مسلماً بايد هم از نظر محتوا و هم از نظر شكل ظاهري طيف وسيع مخاطبان رادر نظر بگيرد و آنان را بشناسد.
هدف از انتشار نشريه داخلي
هدف اصلي از انتشار نشريه داخلي بايد مورد ارزيابي قرار گيرد. روابط عمومي موظف است اهداف كوتاه مدت و بلند مدت انتشار نشريه را قبل از انتشار، تدوين و تبيين شود تا در خلال انتشار دچار گمراهي يا خطا نشود و در حين راه بخشي از مخاطبان خودرا از دست ندهد .
بدين منظور لازم است قبل از انتشار نشريه داخلي ، پرسشنامه اي بين كاركنان و مديران توزيع شود و يك نظرسنجي به عمل آيد تا براي روابط عمومي روشن شود كه كاركنان و مديران چه محتوايي را براي نشريه خودشان مي پسندند. پرسشنامه ضمن آن كه نبايد حاوي سئوال هاي متعدد و خسته كننده باشد، بايد از پرسش هاي تخصصي و خارج از توان پاسخگويي كاركنان نيز تهي باشد.
در پرسشنامه مي توان پرسش هايي درباره علاقه و تمايل مخاطبان به نوع مطالب و همچنين قطع واندازه نشريه، نام نشريه، تعداد صفحات و نظاير آن مطرح كرد. تعداد پرسش ها بايد حداكثر 10 پرسش و به صورت تستي باشد تا وقت زيادي براي پر كردن آن نگيرد. همچنين حتي در حين انتشار مي توان هر سه ماه يك بار پرسشنامه هاي مشابه ديگري نيز در خود نشريه از نظرهاي مخاطبان شان براي بهبود محتواي نشريه بهره بگيرند.
نتيجه بررسي پرسش نامه ها كمك شايان توجهي به دست اندر كاران انتشار نشريه داخلي خواهد كرد و حركت آنان را براي انتشار تسريع مي كند. همچنين پرسشنامه به روابط عمومي كمك مي كند تا به هدف هاي خود، كه در واقع ايجاد تفاهم از راه انتشار نشريه است، دست يابد .
روابط عمومي ضمن آگاهي يافتن از نظريات كاركنان و مديران در مورد نشريه دلخواه آنان بايد به اين نكات توجه كند و در انتشار نشريه ،آنها را به مورد اجرا در آورد:
1- آگاهي دادن به كاركنان از عملكرد پيشرفت هاي سازمان.
2- آگاه كردن كاركنان از اهداف كوتاه مدت و بلند مدت سازمان
3- آموزش كاركنان از طريق نوشته هاي مختلف مثل : مقاله، گزارش هاي گوناگون، مصاحبه و حتي داستان و حكايت .
4- آگاه كردن مديران از وضع كاركنان و نحوه كاركردآنان.
5- آگاه كردن كاركنان از خواسته هاي مديران در جهت بالا بردن كيفيت فعاليت هاي سازمان.
6- تهيه مطالبي جهت سرگرمي كاركنان و ايجاد همدلي بين آنان
نشریه داخلی چیست؟
نشریه داخلی چیست؟
